Gäste & Einlass

Gäste einzeln oder als Liste hinzufügen, Dubletten zusammenführen, Blacklist-Treffer freigeben, Tickets versenden, exportieren — und der Tür-Check-in pro Person.

Gästeliste › Gäste & Einlass ist die Liste aller Gäste eines Events -- egal ob über ein Kontingent eingetragen oder direkt von Ihnen. Hier versenden Sie Tickets, gewähren Einlass und behalten den Überblick.

Die Seite

Oben die Karte Einlass („von n Personen eingelassen", dazu Noch erwartet, Begleitungen und Storniert) und das Diagramm Ticketarten & Add-ons -- was gebraucht wird und was schon ausgegeben ist, Begleitungen mitgezählt. Beide Karten folgen der aktuellen Filterauswahl.

Spalte	Inhalt
Name	Gast mit E-Mail-Adresse; Badge +n für Begleitungen. Badges Blacklist und Doppelt? markieren Treffer (siehe unten).
Status	Schaltfläche Einlassen, solange jemand fehlt; danach Eingelassen mit Uhrzeit, bei Buchungen mit Begleitungen „x/y". Stornierte Gäste zeigen Storniert.
Ticketarten	Kürzel-Kacheln des Tickets und der Add-ons; bei Tagestickets die Tage. Beim Überfahren alle Ausweise der Buchung.
Preis	Was die Buchung an der Tür zahlt; Kostenlos, wenn nichts.
Ticket-Mail	Zustellstatus der Ticket-Mail: Nicht gesendet, Versendet, Zugestellt, Geöffnet, Verzögert, Unzustellbar, Als Spam markiert usw.; bei Stornierten auch der Status der Stornierungs-Mail.
Via	Herkunft: „Über Kontingent: Name", „Eingetragen von Name" oder „Eingetragen von A im Auftrag von B".
Notiz	Interne Notiz, direkt in der Zeile editierbar -- auch mit dem Einlass-Recht.
Aktionen	Sprache (falls abweichend), Verlauf beim Überfahren (angelegt, Ticket verschickt, eingelassen, storniert) und das Zeilenmenü.

Über der Tabelle: eine Suche, die Filter Gruppe, Einladungsart, Ticketart und der Schnellfilter mit Noch nicht eingelassen, Meine Gäste, Blacklist-Treffer und Mögliche Doppeleinträge. „Meine Gäste" umfasst auch Gäste, die jemand im Auftrag von Ihnen eingetragen hat.

Gäste hinzufügen

Gäste hinzufügen öffnet einen Dialog mit zwei Reitern: Eine Person und Mehrere Personen.

Eine Person

Dasselbe Formular wie beim Bearbeiten: Stammdaten (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Sprache, Notiz), Ticket (Ticketart, Add-ons, Preis; bei Tagestickets die Tage), die Anzahl Begleitungen und Im Auftrag von. Die Fußzeile zählt die Köpfe und den Gesamtpreis.

Mehrere Personen

Gilt für alle

Unter Gilt für alle legen Sie fest, was jeder Gast des Stapels bekommt: Ticketart, Add-ons, bei Tagestickets Gültig an, den Preis pro Kopf und die Sprache. Dazu optional Im Auftrag von und eine Notiz, die bei jedem Gast steht.

Wer kommt?

Fügen Sie eine Liste aus WhatsApp, Excel oder einer E-Mail ins Feld Gäste erkennen ein -- per Strg+V/⌘V oder, wo der Browser es erlaubt, über Einfügen. Namen und E-Mail-Adressen werden automatisch erkannt, der Rest ignoriert; ein „+3" hinter einem Namen wird als drei Begleitungen gelesen. Alternativ tragen Sie Zeilen von Hand ein (Zeile hinzufügen).

Pro Zeile: Vorname, Nachname, E-Mail und Begleitpersonen. Wurde ein Name falsch getrennt, klicken Sie ihn an und setzen über Vor- und Nachname anders aufteilen den Beginn des Nachnamens neu. Gehört eine eingefügte E-Mail-Adresse zu einem gespeicherten Kontakt oder EVENTRA-Konto, übernimmt EVENTRA dessen Namen. Ab zwei Personen kann jede Zeile über Ticket dieser Zeile anpassen ein abweichendes Ticket bekommen.

Prüfen und speichern

Die Fußzeile zählt Gäste und Köpfe und meldet Zeilen, die Aufmerksamkeit brauchen. Gäste hinzufügen speichert: „n Köpfe wurden zur Gästeliste hinzugefügt."

Im Im Auftrag von-Feld wählen Sie einen Gästelisten-Kontakt oder eine Person mit Kontingent, oder Sie geben einen Namen als Freitext ein („z. B. Agentur Nord"). Die Gäste zählen dann als Gäste dieser Person; eingetragen haben sie trotzdem Sie.

Tickets direkt per E-Mail senden

Sobald mindestens ein Gast eine E-Mail-Adresse hat, zeigt der Dialog den Schalter Tickets direkt per E-Mail senden -- standardmäßig an. Er gilt unabhängig vom Versandmodus des Events: Ist er aus, gehen keine Tickets raus, bis Sie sie später senden. Konnten einzelne Tickets nicht versendet werden, nennt die Meldung die Zahl; die Gäste stehen trotzdem auf der Liste.

Mehr als 200 Zeilen pro Stapel sind nicht möglich -- fügen Sie lange Listen in mehreren Stapeln ein. Pro Gast sind bis zu 20 Begleitungen möglich.

Dubletten

Vor dem Speichern prüft EVENTRA jede Zeile gegen die Liste und gegen die übrigen Zeilen des Stapels. Stornierte Gäste zählen nicht -- jemanden erneut einzutragen ist der normale Weg, ein Storno rückgängig zu machen.

Gleiche E-Mail-Adresse -- erzeugt ein zweites Ticket an dieselbe Adresse. Sie müssen das ausdrücklich bestätigen (E-Mail-Adresse doppelt › Trotzdem hinzufügen). Gastgeber können eine vorhandene Adresse gar nicht ein zweites Mal eintragen. Steht die Adresse nur mit Tagestickets für andere Tage auf der Liste, kommen die neuen Tage zu diesem Eintrag dazu.
Gleicher oder ähnlicher Name -- nur ein Hinweis („Ähnlicher Name auf der Gästeliste: Name. Ist das dieselbe Person?"). Ähnlich heißt: Tippfehler, fehlender Zweitname oder „ü" als „u" geschrieben.

In der Liste tragen mögliche Doppeleinträge das Badge Doppelt? mit dem Grund („Gleiche E-Mail-Adresse wie Name", „Ähnlicher Name wie Name"). Über Zusammenführen … im Zeilenmenü wählen Sie, welcher Eintrag bleibt: Tickets, Tage und Einlässe wandern auf diesen Eintrag, der andere wird entfernt und sein Ticket-Link funktioniert nicht mehr.

Blacklist-Treffer

Passt ein Gast auf einen Eintrag der Blacklist -- über Name, Alias oder E-Mail --, wird er gespeichert, aber zur Prüfung zurückgehalten: Er bekommt kein Ticket und keinen Einlass. Die Zeile trägt das Badge Blacklist („Treffer auf der Blacklist: Name – Grund. Kein Ticket und kein Einlass bis zur Freigabe.").

Mit Blacklist-Treffer freigeben im Zeilenmenü lassen Sie ihn zu, wenn es sich um eine andere Person handelt oder der Einlass trotzdem erlaubt ist. Danach bekommt der Gast sein Ticket wie jeder andere; die Freigabe bleibt mit Ihrem Namen vermerkt. Freigeben dürfen nur Personen mit dem Recht Gästeliste verwalten.

Gast bearbeiten

Bearbeiten öffnet den Dialog mit:

Stammdaten -- Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Sprache („In dieser Sprache erhält der Gast Ticket-Mail und Wallet-Pass.") und die interne Notiz.
Via -- Im Auftrag von ändern; bei Kontingent-Gästen fest („Kam über ein Kontingent und zählt deshalb als Gast der Kontingent-Person.").
Ticket -- Ticketart, Add-ons, Preis und bei Tagestickets die Tage. Bei Kontingent-Gästen bedeutet ein leerer Preis Wie Kontingent.
Begleitungen -- Anzahl Begleitungen; die Vorschau zeigt „n Begleitungen werden hinzugefügt" bzw. „… storniert". Einzelne Begleitungen lassen sich stornieren, wiederherstellen oder löschen.

Begleitungen bekommen kein eigenes Ticket -- sie stehen auf dem Ticket des Gastes, haben aber jeweils einen eigenen Einlass. Bei Kontingent-Gästen vergibt der Gastgeber die Begleitungen selbst; im Bearbeiten-Dialog steht dann „Begleitungen gibt es nur bei direkt eingetragenen Gästen ohne Kontingent."

Tickets versenden

Wann Gäste ihr Ticket bekommen, legt der Ticketversand fest: mandantenweit Automatisch oder Manuell, pro Event zusätzlich Geplant („Der Versand erfolgt beim nächsten Durchlauf nach diesem Zeitpunkt, nicht auf die Minute genau.").

Ticket senden bzw. Ticket erneut senden im Zeilenmenü -- beim erneuten Senden bleibt der QR-Code derselbe, das bisherige Ticket wird nicht ungültig.
Tickets senden (n) über der Tabelle, sofern der Versand nicht automatisch läuft -- für alle gefilterten Gäste mit E-Mail-Adresse, die noch kein Ticket bekommen haben.

Was in der Mail steht, zeigt Tickets & Wallet-Pässe. Jede Ticket- und Stornierungs-Mail steht außerdem im E-Mail-Protokoll unter E-Mails.

Exportieren

Exportieren lädt die Gästeliste als Excel (.xlsx) oder CSV (.csv) herunter -- eine Zeile pro Person, Begleitungen eingeschlossen. Aktive Filter und die Suche werden berücksichtigt.

Stornieren, wiederherstellen, löschen

Stornieren -- „Der Platz wird wieder frei und das Ticket verliert seine Gültigkeit. Begleitungen werden mit storniert." Der Gast erhält die Stornierungs-Mail.
Storno zurücknehmen -- der Gast ist wieder auf der Liste.
Löschen -- nur für stornierte Gäste („Erst stornieren"): entfernt den Eintrag samt Tickets und Begleitungen unwiderruflich; der Ticket-Link funktioniert danach nicht mehr.

Der Einlass

Am Einlass arbeiten Sie mit dem Dialog Einlass -- „Jede Person einzeln einlassen, Bänder ausgeben und die Buchung prüfen."

QR-Code scannen über der Tabelle (Kamera) oder Einlassen in der Zeile bzw. Einlass öffnen im Zeilenmenü. Ein Code, der nicht zu diesem Event gehört, meldet: „Zu diesem Code gehört kein Gast dieses Events."
Der Dialog zeigt die Buchung: alle Personen dieser Buchung, die Ticketarten (welche Bänder auszugeben sind) und Für diese Buchung zu kassieren -- oder „Für diese Buchung ist nichts zu bezahlen."
Einlassen pro Person, oder Alle n Personen einlassen. Jede Person kann einzeln zurückgenommen werden (Einlass zurücknehmen).
Eine Notiz („z. B. Ausweis vergessen, Begleitung kommt später") bleibt am Gast.

Der Einlass zählt pro Tag: Bei mehrtägigen Events kann jede Person an jedem gültigen Tag einmal eingelassen werden. Der Einlasstag wechselt um 6:00 Uhr -- ein Scan um 2 Uhr nachts zählt noch zum Vortag. Gäste mit Tagestickets, die heute nicht gelten, zeigt der Dialog als Heute nicht gültig; mit Trotzdem einlassen geht es als Ausnahme, die im Verlauf vermerkt wird. Mehr unter Tagestickets.

Blacklist am Einlass

Ein zurückgehaltener Gast erscheint im Dialog rot als Blacklist – nicht einlassen mit dem Treffer und dem Grund: „Einlass erst nach Freigabe durch die Gästelisten-Verwaltung." Wer Gästeliste verwalten hat, kann hier direkt Freigeben („Freigeben und Einlass erlauben"). Wurde eine Person bereits unter einem anderen Eintrag eingelassen, warnt der Dialog vor einem möglichen Doppeleintrag.

Nur Anwesenheit

Der Einlass erfasst, wer da ist -- Zeitpunkt und Person, die eingelassen hat. Ob ein Betrag kassiert wurde, wird nicht gespeichert; der Preis dient als Hinweis, was an der Tür zu nehmen ist.

Stornierte Gäste zeigen im Dialog Storniert. Kein Einlass.