Gästeliste: Überblick
Wie die Gästeliste aufgebaut ist: Ticketarten, Einladungsarten, Kontingente, Gäste und Einlass — und wer was darf.
Die Gästeliste verwaltet alle Personen, die ein Event ohne Schicht betreten: Gäste der Geschäftsführung, Künstler-Begleitungen, Presse, Partner. Jede Person landet auf der Liste, bekommt ein Ticket mit QR-Code und wird an der Tür eingelassen. Eingeladen wird über Kontingente -- ein Gastgeber trägt seine Gäste selbst ein.
Voraussetzung
Die Gästeliste ist ein Add-On. Ist es für Ihre Organisation nicht freigeschaltet, meldet die App: „Gästelisten sind in Ihrem aktuellen Plan nicht verfügbar."
Der Aufbau in einem Satz
Eine Ticketart ist ein Ding, eine Einladungsart ist eine Person, ein Kontingent ist eine Zahl. Einen Preis bekommt eine Ticketart erst im Kontingent oder beim einzelnen Gast.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Ticketart | Was der Gast in der Hand hält -- Band, Pass, Lanyard oder Karte -- und zugleich der Ausweis am Einlass. Ein Gast hält genau ein Ticket und beliebig viele Add-ons (Camping, VIP-Upgrade, FOS). |
| Einladungsart | Die Rolle des Gastgebers: Formular, E-Mail-Texte und eine vorgeschlagene Ticketart. Wie viele Tickets jemand vergeben darf, steht hier nicht. |
| Kontingent | „N × Ticketart zu diesem Preis" -- pro Gastgeber und Event. Dauerhaft über Gruppen, einmalig über Vorlagen (Presets) oder von Hand als einzelne Einladung. |
| Einladung | Das Kontingent eines konkreten Gastgebers für ein konkretes Event, mit eigenem Link zur Selbst-Eintragung. |
| Gast | Eine Person auf der Liste. Begleitungen zählen als eigene Personen (Köpfe), stehen aber auf dem Ticket des Gastes. |
| Preiskategorie | Ein benannter Preis pro Kopf, aus dem jedes Preisfeld der Gästeliste wählt („Gratis" ist immer dabei). |
Wo Sie was finden
Die Gästeliste hat zwei Ebenen: pro Event in der Event-Sidebar und organisationsweit in den Einstellungen.
Pro Event
Klappen Sie in der Sidebar den Eintrag Gästeliste auf:
- Gäste & Einlass -- alle Gäste des Events: Gäste hinzufügen, Tickets versenden, Einlass gewähren. Siehe Gäste & Einlass.
- Kontingente -- Einladungen an Gastgeber vergeben und versenden. Siehe Kontingente & Einladungen.
- Konfiguration -- Einladungs- und Ticketversand, Ticket-Artwork, Ticket-Design und Gruppen-Kontingente nur für dieses Event.
Organisationsweit
- Einstellungen › Gästeliste › Allgemein -- Support-Kontakt, Standardsprache, Aufbewahrung, Versandzeitpunkte, E-Mail-Texte, Ticket-Design.
- Einstellungen › Gästeliste › Tickets & Kontingente -- Ticketarten, Preiskategorien, Einladungsarten, Formulare, Gruppen, Vorlagen.
- Gäste-Kontakte in der Hauptnavigation -- das Adressbuch für Gastgeber ohne EVENTRA-Konto.
Siehe Gästelisten-Einstellungen.
Berechtigungen
Die Gästeliste kennt drei Rechte, die Sie unter Einstellungen › Berechtigungen pro Benutzer setzen:
| Recht | Was es erlaubt |
|---|---|
| Gästeliste verwalten (Kontingente, Ticketarten, Einstellungen) | Alles: Gäste anlegen, bearbeiten, stornieren, Kontingente vergeben, Einstellungen ändern. Schließt die beiden anderen Rechte ein. |
| Gäste im eigenen Kontingent einladen | Den eigenen Einladungslink nutzen und Gäste im eigenen Kontingent eintragen -- auch ohne Zugang zur Verwaltung. |
| Einlass: scannen, einlassen, Zahlungen erfassen | Die Seite Gäste & Einlass öffnen, QR-Codes scannen und Personen einlassen. Gäste anlegen oder bearbeiten ist damit nicht möglich. |
Nur Einlass
Wer nur das Einlass-Recht hat, sieht auf Gäste & Einlass den Hinweis: „Gäste anlegen, bearbeiten oder stornieren ist der Gästelisten-Verwaltung vorbehalten." Die Aktionen sind ausgegraut mit dem Tooltip „Nur für die Gästelisten-Verwaltung".
Die Vorlagen Planung, Abrechnung und Administrator enthalten alle drei Rechte; Einheitenplanung keines.
Der typische Ablauf
- Einmal einrichten: Ticketarten, Preiskategorien und Einladungsarten anlegen; Gruppen für dauerhafte Kontingente (Geschäftsführung, Crew) mit Mitgliedern füllen.
- Pro Event: Kontingente prüfen, bei Bedarf überschreiben, Einladungen versenden -- automatisch oder mit Alle unversendeten senden.
- Gastgeber tragen ein: über den Einladungslink oder im Mitarbeiterportal; Gäste erhalten ihr Ticket per E-Mail.
- Am Einlass: QR-Code scannen, jede Person einzeln einlassen.