Gästeliste: Überblick
Wie die Gästeliste aufgebaut ist: Ticketarten, Einladungsarten, Kontingente, Gäste und Einlass — und wer was darf.
Die Gästeliste verwaltet alle Personen, die ein Event ohne Schicht betreten: Gäste der Geschäftsführung, Künstler und ihr Management, Presse, Partner. Jede Person landet auf der Liste, bekommt ein Ticket mit QR-Code und wird an der Tür eingelassen. Eingeladen wird über Kontingente -- ein Gastgeber trägt seine Gäste selbst ein.
Voraussetzung
Die Gästeliste ist ein Zusatzmodul und muss für Ihre Organisation gebucht sein. Ist sie nicht freigeschaltet, meldet die App: „Gästelisten sind in Ihrem aktuellen Plan nicht verfügbar." Abgerechnet werden 0,15 € pro ausgestelltem Ticket; Add-ons zählen nicht mit, jedes Tagesticket zählt einzeln.
Der Aufbau in einem Satz
Eine Ticketart ist ein Ding, eine Einladungsart ist eine Person, ein Kontingent ist eine Zahl. Einen Preis bekommt eine Ticketart erst im Kontingent oder beim einzelnen Gast.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Ticketart | Was der Gast in der Hand hält -- Band, Pass, Lanyard oder Karte -- und zugleich der Ausweis am Einlass. Ein Gast hält genau ein Ticket und beliebig viele Add-ons (Camping, VIP-Upgrade, FOS). Eine Ticketart kann als Tagesticket markiert sein. |
| Einladungsart | Die Rolle des Gastgebers (z. B. Künstler, Presse, Partner): Formular, Einladungsmail und eine vorgeschlagene Ticketart. Wie viele Tickets jemand vergeben darf, steht hier nicht. |
| Kontingent | „N × Ticketart zu diesem Preis" -- pro Gastgeber und Event. Dauerhaft über Gruppen, von Hand über Vorlagen (Presets) oder als einzelne Einladung. |
| Einladung | Das Kontingent eines konkreten Gastgebers für ein konkretes Event, mit eigenem Link zur Selbst-Eintragung. |
| Gast | Eine Person auf der Liste. Begleitungen zählen als eigene Personen (Köpfe), stehen aber auf dem Ticket des Gastes. |
| Preiskategorie | Ein benannter Preis pro Kopf, aus dem jedes Preisfeld der Gästeliste wählt („Gratis" ist immer dabei). |
| Blacklist | Personen, die nicht eingelassen werden sollen. Passende Gäste werden zur Prüfung zurückgehalten. |
Wo Sie was finden
Pro Event
Klappen Sie in der Event-Sidebar den Eintrag Gästeliste auf:
- Gäste & Einlass -- alle Gäste des Events: Gäste hinzufügen, Tickets versenden, Einlass gewähren, exportieren. Siehe Gäste & Einlass.
- Kontingente -- Einladungen an Gastgeber vergeben und versenden. Siehe Kontingente & Einladungen.
- Konfiguration -- Einladungs- und Ticketversand, Ticket-Design, Ticket-Artwork, Logo und Gruppen-Kontingente nur für dieses Event.
Organisationsweit
- Kontakte in der Hauptnavigation, mit den Unterseiten Künstler, Kontakte und Blacklist. Siehe Kontakte, Künstler & Blacklist.
- Einstellungen › Gästeliste mit vier Seiten: Allgemein, Ticketarten & Preise, Einladungsarten und Kontingente. Siehe Gästelisten-Einstellungen.
- E-Mails -- das E-Mail-Protokoll zeigt auch alle Mails der Gästeliste.
Berechtigungen
Die Gästeliste kennt zwei Rechte, die Sie unter Einstellungen › Berechtigungen pro Benutzer setzen:
| Recht | Was es erlaubt |
|---|---|
| Gästeliste verwalten (Kontingente, Ticketarten, Einstellungen) | Alles: Gäste anlegen, bearbeiten, stornieren, zusammenführen und exportieren, Kontingente vergeben, Kontakte und Blacklist pflegen, Blacklist-Treffer freigeben, Einstellungen ändern. Schließt das Einlass-Recht ein. Wer nur dieses Recht hat, gelangt über Einstellungen direkt in die Gästelisten-Einstellungen und sieht unter E-Mails nur die Mails der Gästeliste. |
| Einlass: scannen, einlassen, Zahlungen erfassen | Die Seite Gäste & Einlass öffnen, QR-Codes scannen, Personen einlassen und Notizen schreiben. Gäste anlegen oder bearbeiten ist damit nicht möglich. |
Nur Einlass
Wer nur das Einlass-Recht hat, sieht auf Gäste & Einlass den Hinweis: „Du kannst Einlass gewähren und Zahlungen erfassen. Gäste anlegen, bearbeiten oder stornieren ist der Gästelisten-Verwaltung vorbehalten." Die übrigen Aktionen sind ausgegraut mit dem Hinweis „Nur für die Gästelisten-Verwaltung".
Gastgeber brauchen kein eigenes Recht: Wer eine Einladung hält -- über eine Gruppe, eine Vorlage oder einzeln --, trägt seine Gäste über den Einladungslink oder im Mitarbeiterportal ein.
Die Vorlagen Planung, Abrechnung und Administrator enthalten beide Rechte; Einheitenplanung keines.
Der typische Ablauf
- Einmal einrichten: Ticketarten und Preiskategorien anlegen, Einladungsarten definieren, Gruppen für dauerhafte Kontingente (Geschäftsführung, Crew) mit Mitgliedern füllen und Vorlagen für wechselnde Gastgeber anlegen.
- Pro Event: Kontingente prüfen, bei Bedarf überschreiben, Vorlagen anwenden, Einladungen versenden -- automatisch oder mit Alle unversendeten senden.
- Gastgeber tragen ein: über den Einladungslink oder im Mitarbeiterportal; Gäste erhalten ihr Ticket per E-Mail.
- Am Einlass: QR-Code scannen, jede Person einzeln einlassen.
Kontingente & Einladungen
Gäste & Einlass
Tagestickets
Tickets & Wallet-Pässe
Kontakte, Künstler & Blacklist
Einstellungen
Gastronomie & Kassensystem
Kassen-Codes für Barpersonal: Tätigkeiten Rollen zuordnen, Konten im Kassensystem anlegen und Codes per E-Mail verteilen.
Kontingente & Einladungen
Kontingente an Gastgeber vergeben, Einladungen versenden, delegieren und widerrufen — und wie Gastgeber ihre Gäste selbst eintragen.