Kontingente & Einladungen

Kontingente an Gastgeber vergeben, Einladungen versenden, delegieren und widerrufen — und wie Gastgeber ihre Gäste selbst eintragen.

Ein Kontingent sagt, wie viele Gäste ein Gastgeber mit welcher Ticketart zu welchem Preis mitbringen darf. Sie vergeben es einmal, EVENTRA erzeugt daraus pro Event eine Einladung mit eigenem Link -- und der Gastgeber trägt seine Gäste selbst ein. Diese Seite behandelt die Event-Seite Gästeliste › Kontingente.

Woher ein Kontingent kommt

Quelle	Badge in der Tabelle	Wann sinnvoll
Gruppe	„aus Gruppe · Name"	Dauerhafte Kontingente, die bei jedem kommenden Event automatisch gelten: Geschäftsführung, Mitarbeiter, Crew. Mitglieder pflegen Sie in den Einstellungen.
Vorlage (Preset)	„aus Vorlage · Name"	Kontingent-Bündel, die Sie von Hand auf ein Event anwenden -- für Künstler, Presse, Partner, deren Besetzung jedes Jahr wechselt.
Einzeln	„Einzeln"	Von Hand angelegt: für ein EVENTRA-Konto oder einen externen Kontakt.

Gehört jemand mehreren Gruppen an, gewinnt pro Zeile die höhere Zahl. Wird eine Einladung von Hand angepasst, trägt sie das Badge Manuell („Von Hand angepasst — folgt der Gruppe nicht mehr."). Ist das Gruppen-Kontingent für dieses Event überschrieben, zeigt das Badge Überschreibung aktiv; beim Überfahren listet es, was sich gegenüber dem dauerhaften Kontingent geändert hat.

Die Kontingent-Tabelle

Oben drei Kennzahlen: Gastgeber (Mitglieder · Externe), Vergebene Plätze (inklusive der Plätze über unbegrenzte Kontingente) und der Einladungsstatus als Trichter -- Nicht versendet, Versendet, Geöffnet.

Spalte	Inhalt
Empfänger	Name; Badge Mitglied (EVENTRA-Konto) oder Extern (Kontakt). Bei Delegationen: „Delegiert von Name".
Einladungsart	Die Gastgeberrolle.
Kontingent	Die Zeilen „N × Ticketart" mit belegten und freien Plätzen; unbegrenzt ist möglich.
Status	Nicht versendet, Versendet (mit Datum im Tooltip), Widerrufen. Beim Überfahren erscheint der Verlauf der Einladung (angelegt, versendet, geöffnet, widerrufen).
Zuletzt geöffnet	Wann der Empfänger seinen Link zuletzt aufgerufen hat.

Filter: Status, Empfängertyp (Mitglieder / Externe Kontakte) und Quelle.

Einladungen anlegen

Aus Gruppen -- automatisch

Gruppen-Mitglieder bekommen ihre Einladung bei jedem kommenden Event von selbst. Änderungen an einer Gruppe -- Mitglieder, Zuteilung, Ticketarten, Preise -- gelten beim Speichern sofort für die Einladungen dieser Gruppe an allen kommenden Events, auch für versendete und von Hand angepasste (siehe Einstellungen).

Unter Gästeliste › Konfiguration › Gruppen-Kontingente für dieses Event überschreiben Sie das dauerhafte Kontingent einer Gruppe nur für dieses Event -- auch bei bereits versendeten Einladungen. Zurücksetzen stellt die Vorgabe wieder her. Sind für eine Gruppe schon Gäste eingetragen, bleibt das Kontingent mindestens bei der erreichten Zahl („n Gäste bereits eingetragen. Kontingent bleibt bei n.").

Aus einer Vorlage

Vorlage anwenden

Klicken Sie auf Vorlage anwenden und wählen Sie ein Preset. Optional passen Sie unter Kontingent anpassen die Zeilen nur für diese Vergabe an.

Empfänger auswählen

Suchen Sie EVENTRA-Nutzer über Name oder E-Mail und markieren Sie Kontakte aus dem Adressbuch. Bei mehrtägigen Events mit Tagestickets können Sie je Empfänger Spieltag(e) setzen -- siehe Tagestickets.

Anwenden

Auf n Empfänger anwenden. Bereits vergebene Einladungen werden aktualisiert, nicht verdoppelt: „n neu vergeben, n aktualisiert." Manuell angepasste Einladungen werden übersprungen.

Einzeln

Einladung anlegen öffnet einen Dialog. Unter Empfänger wählen Sie:

EVENTRA-Nutzer -- „Hat schon ein EVENTRA-Konto und verwaltet die Gäste dort." Suchen Sie über Name oder E-Mail. Gibt es noch kein Konto, legen Sie über Noch kein Konto? EVENTRA-Konto für die Person anlegen eines an (Vorname, Nachname, E-Mail) -- die Person bekommt eine Einladung zu EVENTRA und verwaltet ihre Gäste danach im Mitarbeiterportal.
Externer Kontakt -- „Bekommt nur einen Einladungslink per E-Mail und trägt darüber seine Gäste ein. Kein Konto nötig." Übernehmen Sie einen Eintrag über Aus Kontakten übernehmen oder tragen Sie Name und E-Mail neu ein; der Kontakt landet zugleich im Adressbuch.

Danach wählen Sie die Einladungsart; über Vorlage übernehmen Sie das hinterlegte Bündel dieser Einladungsart und passen es frei an. Das Kontingent besteht aus Zeilen mit Ticketart, Anzahl (oder Unbegrenzt) und Preis je Gast. Bei mehrtägigen Events mit Tagestickets kommen die Spieltag(e) dazu.

Mit dem Schalter Direkt per E-Mail senden heißt die Schaltfläche Einladung anlegen und senden -- die Einladung geht dann sofort raus.

Keine passende Ticketart?

„Für dieses Event gibt es keine passende Ticketart." -- Ticketarten, die nur für mehrtägige oder nur für eintägige Events angelegt sind, erscheinen bei der jeweils anderen Eventlänge nicht. Prüfen Sie Steht zur Auswahl bei in den Ticketarten.

Einladungen versenden

Alle unversendeten senden (n) -- verschickt alle offenen Einladungen per E-Mail, nach Bestätigung. Ist die Tabelle gefiltert, heißt die Schaltfläche Gefilterte unversendete senden (n) und verschickt nur die offenen Einladungen der gefilterten Ansicht.
Pro Zeile: Einladung senden bzw. Erneut senden, Link kopieren.

Automatischer Versand

Ob und wann Einladungen von selbst rausgehen, steuern drei Ebenen:

Mandantenweit: Unter Einstellungen › Gästeliste › Allgemein der Schalter Automatischen Einladungsversand aktivieren. Ist er aus, verschickt EVENTRA keine Kontingent-Einladung von selbst -- weder nach Zeitplan noch beim Anlegen eines Events.
Standard-Versandzeitpunkt: ebenfalls dort -- Aus, Sofort bei Eventerstellung, Relativ zum Eventstart (Tage vorher, Uhrzeit) oder Fester Zeitpunkt.
Pro Event: Unter Gästeliste › Konfiguration › Automatischer Einladungsversand -- „Wie in den Gästelisten-Einstellungen" oder ein eigener Zeitpunkt. Die Seite sagt, was passiert, etwa „Die Einladungen gehen am Datum um Uhrzeit raus." Jetzt versenden verschickt sofort.

Mandantenweit aus

Ist der Schalter aus, zeigt die Event-Konfiguration: „Automatischer Einladungsversand ist mandantenweit aus". Einladungen können weiterhin manuell versendet werden. Gruppen mit Automatisch versenden gehen beim Anlegen eines Events nur dann sofort raus, wenn der Mandantenschalter an ist.

Kontingent anpassen, delegieren, widerrufen

Im Zeilenmenü:

Kontingent anpassen -- neue Zeilen für diese Einladung. Sie gilt danach als Manuell.
Spieltage festlegen bzw. Spieltage ändern -- bei mehrtägigen Events mit Tagestickets. Bereits verschickte Tagestickets, die diese Tage übernehmen, gehen mit den neuen Tagen erneut per E-Mail raus.
Aus Vorgabe neu berechnen -- setzt eine manuell angepasste Einladung wieder auf die Gruppen-Vorgabe (nur für Mitglieder mit Gruppenzugehörigkeit). Bei Vorlagen-Einladungen heißt der Eintrag Vorlage erneut anwenden.
Kontingent delegieren -- zweigt Plätze an eine weitere Person ab: Name, E-Mail, Delegierte Plätze. Die Menge wird sofort vom Kontingent des Gastgebers abgezogen; die neue Einladung zeigt „Delegiert von Name". Unbegrenzte Kontingente delegieren, ohne etwas abzuziehen.
Widerrufen -- der Gastgeber kann über seinen Link keine weiteren Gäste mehr eintragen. Bereits eingetragene Gäste und ausgestellte Tickets bleiben gültig; niemand wird von der Liste entfernt.

Gelöschte Konten

Wird das EVENTRA-Konto eines Gastgebers gelöscht, zieht EVENTRA seine Einladungen bei kommenden Events zurück: unbenutzte werden gelöscht, versendete oder schon genutzte widerrufen -- bereits eingetragene Gäste bleiben auf der Liste. Ein bloß deaktiviertes Konto behält seine Einladungen.

Was der Gastgeber sieht

Der Einladungslink führt auf die Gästelisten-Seite des Events -- ohne Anmeldung. Gastgeber mit EVENTRA-Konto finden dieselbe Seite im Mitarbeiterportal; die Startseite zeigt eine Karte Gästeliste: Event mit „Noch n freie Plätze von n. Trag deine Gäste ein."

Kontingent -- vergebene Plätze („von n Plätzen vergeben") und die Karte Deine Ticketarten mit den freien Plätzen je Zeile.
Deine Gäste -- alle eingetragenen Gäste mit Bearbeiten und Entfernen. Bei Tagestickets lässt sich auch nur ein einzelnes Tagesticket entfernen.
Gast hinzufügen -- einzeln eintragen oder eine Liste einfügen (siehe unten). Die E-Mail ist optional („Damit dein Gast bei Rückfragen direkt erreicht werden kann — und das Ticket direkt an diese Adresse geht.").

Für alle Gäste eines Stapels gelten Ticket für alle Gäste, Zusätze für alle und die Sprache von Mail und Wallet-Pass. Einzelnen Gästen gibt der Gastgeber ein anderes Ticket, indem er sie in der Liste antippt oder mehrere auswählt. Zusätzlich kann er:

Begleitungen vergeben (+1, +2 …) -- jede Begleitung belegt einen Platz seines eigenen Kontingents und steht auf dem Ticket des Gastes.
unter den Preisen wählen, die Sie ihm im Kontingent gegeben haben (etwa 3 × Gratis und 5 × 15 €). Vorausgewählt ist der Günstigste freie Preis; einen eigenen Preis kann er nicht festlegen.
bei Tagestickets je Gast die Gültigen Tage wählen, sofern die Einladung keine Spieltage vorgibt. Jeder gewählte Tag ist ein eigenes Ticket und verbraucht einen Platz.

Liste einfügen

Das Feld Gäste erkennen („Mehrere Gäste? Liste einfügen") nimmt eine WhatsApp-Nachricht, eine Excel-Spalte oder eine E-Mail entgegen; Namen und E-Mails werden automatisch erkannt, der Rest ignoriert. Unsichere Zeilen tragen den Hinweis „Diese Zeile konnte nicht eindeutig gelesen werden. Bitte prüfen." Reicht das Kontingent nicht für alle, sind die ersten passenden Personen vorausgewählt -- der Gastgeber tauscht über Eintragen / Nicht eintragen, wer reinkommt. Bei unbegrenztem Kontingent werden alle übernommen.

Prüfungen beim Eintragen

Gleiche E-Mail-Adresse: „Diese E-Mail-Adresse steht bereits auf der Gästeliste. Jede Adresse kann nur einmal auf der Liste stehen." Ausnahme: Steht die Person nur mit Tagestickets für andere Tage auf der Liste, kommt der neue Tag zu ihrem Eintrag dazu („Bereits von einem anderen Gastgeber eingetragen – du hast Tag hinzugefügt").
Ähnlicher Name: nur ein Hinweis („Eine Person mit ähnlichem Namen steht bereits auf der Gästeliste. Ist das dieselbe Person?").
Blacklist: Passt ein Gast auf einen Blacklist-Eintrag, wird er gespeichert, aber zur Prüfung zurückgehalten. Der Gastgeber erfährt davon nichts -- siehe Kontakte, Künstler & Blacklist.

Widerrufene und ausgeschöpfte Einladungen

Ein widerrufener Link zeigt „Diese Einladung ist nicht mehr aktiv". Ist das Kontingent voll, meldet die Seite Kontingent ausgeschöpft -- der Gastgeber muss sich an Sie wenden.