Kontingente & Einladungen

Ein Kontingent sagt, wie viele Gäste ein Gastgeber zu welchem Preis mitbringen darf. Sie vergeben es einmal, EVENTRA erzeugt daraus pro Event eine Einladung mit eigenem Link -- und der Gastgeber trägt seine Gäste selbst ein. Diese Seite behandelt die Event-Seite Gästeliste › Kontingente.

Woher ein Kontingent kommt

Quelle	Badge in der Tabelle	Wann sinnvoll
Gruppe	„aus Gruppe · Name"	Dauerhafte Kontingente, die bei jedem kommenden Event automatisch gelten: Geschäftsführung, Mitarbeiter, Crew. Mitglieder pflegen Sie in den Einstellungen.
Vorlage (Preset)	„aus Vorlage · Name"	Kontingent-Bündel, die Sie von Hand auf ein einzelnes Event anwenden -- für Künstler, Presse, Partner, deren Besetzung jedes Jahr wechselt.
Einzeln	„Einzeln"	Von Hand angelegt: für ein EVENTRA-Konto oder einen externen Kontakt.

Gehört jemand mehreren Gruppen an, gewinnt pro Zeile die höhere Zahl. Wird eine Einladung von Hand angepasst, trägt sie das Badge Manuell („Von Hand angepasst -- folgt der Gruppe nicht mehr").

Die Kontingent-Tabelle

Oben drei Kennzahlen: Gastgeber (Mitglieder · Externe), Vergebene Plätze (davon über unbegrenzte Kontingente) und der Einladungsstatus als Trichter -- Nicht versendet, Versendet, Geöffnet.

Spalte	Inhalt
Empfänger	Name; Badge Mitglied (EVENTRA-Konto) oder Extern (Kontakt). Bei Delegationen: „Delegiert von Name".
Einladungsart	Die Gastgeberrolle.
Kontingent	Die Zeilen „N × Ticketart"; unbegrenzt ist möglich.
Vergeben / Verfügbar	Belegte und freie Plätze.
Status	Nicht versendet, Versendet (mit Datum im Tooltip), Widerrufen.
Zuletzt geöffnet	Wann der Empfänger seinen Link zuletzt aufgerufen hat.

Filter: Status, Empfängertyp (Mitglieder / Externe Kontakte) und Quelle. Ein Klick auf den Status öffnet den Verlauf der Einladung (angelegt, versendet, geöffnet, widerrufen).

Einladungen anlegen

Aus Gruppen -- automatisch

Gruppen-Mitglieder bekommen ihre Einladung beim Anlegen eines Events von selbst. Unter Gästeliste › Konfiguration › Gruppen-Kontingente für dieses Event überschreiben Sie das dauerhafte Kontingent einer Gruppe nur für dieses Event -- auch bei bereits versendeten Einladungen. Sind für eine Gruppe schon Gäste eingetragen, bleibt das Kontingent mindestens bei der erreichten Zahl („n Gäste bereits eingetragen. Kontingent bleibt bei n.").

Aus einer Vorlage

Einzeln

Einladung anlegen öffnet einen Dialog mit der Wahl Eventra-Nutzer oder Externer Kontakt:

• Eventra-Nutzer -- Name oder E-Mail suchen. Die Einladung geht an die E-Mail-Adresse des Kontos.
• Externer Kontakt -- Name und E-Mail eingeben; der Kontakt landet zugleich im Adressbuch Gäste-Kontakte.

Danach Einladungsart wählen; über Vorlage übernehmen Sie das hinterlegte Bündel dieser Einladungsart und passen es frei an. Das Kontingent besteht aus Zeilen mit Ticketart, Anzahl und Preis je Gast.

Einladungen versenden

• Alle unversendeten senden (n) -- verschickt alle offenen Einladungen per E-Mail, nach Bestätigung.
• Pro Zeile: Einladung senden bzw. Erneut senden, Link kopieren.

Automatischer Versand

Ob und wann Einladungen von selbst rausgehen, steuern drei Ebenen:

1. Mandantenweit: Unter Einstellungen › Gästeliste › Allgemein der Schalter Automatischen Einladungsversand aktivieren. Ist er aus, verschickt EVENTRA keine Kontingent-Einladung von selbst -- weder nach Zeitplan noch beim Anlegen eines Events. Standardmäßig ist er aus.
2. Standard-Versandzeitpunkt: ebenfalls dort -- Aus, Sofort bei Eventerstellung, Relativ zum Eventstart (Tage vorher, Uhrzeit) oder Fester Zeitpunkt.
3. Pro Event: Unter Gästeliste › Konfiguration › Automatischer Einladungsversand -- „Wie in den Gästelisten-Einstellungen" oder ein eigener Zeitpunkt. Die Seite sagt, was passiert: „Die Einladungen gehen am Datum um Uhrzeit raus." Ein Jetzt versenden verschickt sofort.

Kontingent anpassen, delegieren, widerrufen

Im Zeilenmenü:

• Kontingent anpassen -- neue Zeilen für diese Einladung. Sie gilt danach als Manuell.
• Aus Vorgabe neu berechnen -- setzt eine manuell angepasste Einladung wieder auf die Gruppen-Vorgabe (nur für Mitglieder mit Gruppenzugehörigkeit).
• Kontingent delegieren -- zweigt Plätze an eine weitere Person ab: Name, E-Mail, Delegierte Plätze. Die Menge wird sofort vom Kontingent des Gastgebers abgezogen; die neue Einladung zeigt „Delegiert von Name". Unbegrenzte Kontingente delegieren, ohne etwas abzuziehen.
• Widerrufen -- der Gastgeber kann über seinen Link keine weiteren Gäste mehr eintragen. Bereits eingetragene Gäste und ausgestellte Tickets bleiben gültig; niemand wird von der Liste entfernt.

Was der Gastgeber sieht

Der Einladungslink führt auf die Seite Gästeliste: Event. Gastgeber mit EVENTRA-Konto finden dieselbe Seite im Mitarbeiterportal; die Startseite zeigt eine Karte „Noch n freie Plätze von n. Trag deine Gäste ein."

• Kontingent -- vergebene Plätze und die Karte Deine Ticketarten mit den freien Plätzen je Zeile.
• Deine Gäste -- alle eingetragenen Gäste mit Bearbeiten und Entfernen.
• Gast hinzufügen -- Namen eintippen oder eine ganze Liste einfügen (siehe unten). Sprache aller Gäste und Zusätze für alle gelten für den gesamten Stapel; die E-Mail ist optional („Damit dein Gast bei Rückfragen direkt erreicht werden kann -- und das Ticket direkt an diese Adresse geht").

Ist eine Einladungsart mit einem Formular verbunden, fragt die Seite dessen Felder pro Gast ab.

Liste einfügen (Paste-and-Parse)

Das Feld Gäste erkennen nimmt eine WhatsApp-Nachricht, eine Excel-Spalte oder eine E-Mail entgegen: „Namen und Adressen werden herausgefiltert, der Rest der Nachricht ignoriert." Erkannte Personen erscheinen als Zeilen mit Vorname, Nachname und E-Mail; unsichere Zeilen tragen den Hinweis „Diese Zeile konnte nicht eindeutig gelesen werden. Bitte prüfen." Mögliche Dubletten werden vor dem Speichern angezeigt („Diese Person steht bereits auf der Gästeliste -- eingetragen über Name").